QS-Verfahren Psychotherapie NRW: Erfahrungen aus dem ersten Jahr der Erprobung

Seit dem 01. Januar 2025 laeuft in Nordrhein-Westfalen die Erprobung des QS-Verfahrens ambulante Psychotherapie — als einzigem Bundesland. Rund 6.000 Vertragspsychotherapeut:innen in den KV-Bereichen Nordrhein und Westfalen-Lippe dokumentieren seitdem bei jeder abgeschlossenen Therapie den APSY- und PAPSY-Bogen. Nach 14 Monaten ist es Zeit fuer eine Zwischenbilanz: Was laeuft gut? Wo hakt es? Und was koennen Therapeut:innen im Rest Deutschlands aus den NRW-Erfahrungen lernen?

Stand nach 14 Monaten: Die Erprobung im Ueberblick

Die ersten Monate der Erprobung waren — erwartungsgeaess — von Anlaufschwierigkeiten gepraegt. Die groessten Herausforderungen lagen nicht im Verfahren selbst, sondern in der technischen Umsetzung: PVS-Software, die noch nicht bereit war, unklare Dokumentationswege und Fragen zur korrekten Anwendung der Zusatzziffern 88130 und 88131.

Gleichzeitig hat sich gezeigt, dass die Grundstruktur des Verfahrens funktioniert. Die quartalsweise Uebermittlung ueber die KV-Abrechnung hat sich als praktikabel erwiesen, weil sie keinen zusaetzlichen Uebermittlungsweg erfordert. Therapeut:innen, die ihre PVS-Software fruehzeitig konfiguriert haben, berichten, dass die eigentliche Dokumentation 15 bis 25 Minuten pro abgeschlossener Therapie in Anspruch nimmt — weniger als anfaenglich befuerchtet, aber deutlich spuerbar bei mehreren Abschluessen pro Quartal.

Die Patientenbefragung (PAPSY) hat sich als groessere Herausforderung erwiesen. Die Ruecklaufquoten variieren stark: Praxen, die den Bogen systematisch in der letzten Sitzung aushändigen, erreichen Quoten von ueber 80 Prozent. Praxen, die den Bogen per Post nachsenden, liegen teilweise unter 40 Prozent. Die dreimonatige Nachlieferungsfrist fuer den PAPSY-Bogen wird von vielen Therapeut:innen als notwendig, aber knapp bewertet.

2. Regionalkonferenz Duesseldorf: Die wichtigsten Ergebnisse

Am 27. Oktober 2025 fand in Duesseldorf die zweite Regionalkonferenz zum QS-Verfahren ambulante Psychotherapie statt. Organisiert von der KV Nordrhein in Zusammenarbeit mit dem IQTIG (Institut fuer Qualitaetssicherung und Transparenz im Gesundheitswesen), richtete sie sich an teilnehmende Therapeut:innen und Vertreter:innen der Berufs- und Fachverbaende.

Die zentralen Ergebnisse der Konferenz:

Dokumentationsqualitaet: Die Qualitaet der eingereichten APSY-Boegen wurde als „insgesamt zufriedenstellend" bewertet. Die haeufigsten Fehler betrafen nicht fehlende Datenfelder, sondern inkonsistente Angaben — etwa Therapiedauern, die nicht zur Anzahl der abgerechneten Sitzungen passen, oder Diagnosen im APSY-Bogen, die von der Abrechnungsdiagnose abweichen.

Technische Umsetzung: Mehrere PVS-Anbieter stellten den aktuellen Stand ihrer QS-Module vor. Die Konferenz machte deutlich, dass die technische Reife der verschiedenen Systeme erheblich variiert — ein Punkt, der auch in den Praxisberichten bestaetigt wird.

Feedback der Teilnehmenden: In den Diskussionsrunden wurden vor allem zwei Themen intensiv diskutiert: der Zeitaufwand fuer die Dokumentation und die Frage, wie mit Therapieabbruechen umzugehen ist (Dokumentationspflicht besteht auch bei vorzeitigem Therapieende). Das IQTIG kuendigte an, die Handreichungen fuer Sonderfaelle bis Mitte 2026 zu ueberarbeiten.

PVS-Software: Welche Anbieter sind tatsaechlich live?

Die Frage, welche Praxisverwaltungssoftware die QS-Dokumentation tatsaechlich unterstuetzt, war ueber das gesamte erste Jahr ein zentrales Thema. Zum Stand Maerz 2026 ergibt sich folgendes Bild:

Funktionsfaehig und im Einsatz: Die grossen Anbieter — darunter Psyprax, Elefant und Epikur — haben ihre QS-Module in den produktiven Betrieb ueberfuehrt. Die Integration variiert: Einige Systeme bieten eine vollstaendige Einbettung in den Dokumentationsworkflow (APSY-Felder werden teilweise automatisch aus bestehenden Patientendaten befuellt), andere stellen den Bogen als separates Formular bereit.

In Entwicklung oder mit Einschraenkungen: Kleinere PVS-Anbieter und spezialisierte Loesungen fuer Psychotherapeut:innen haben teilweise noch nicht alle Funktionen implementiert. Insbesondere die automatische Uebermittlung ueber die KV-Schnittstelle ist bei einigen Anbietern noch nicht vollstaendig getestet.

Manuelle Dokumentation: Therapeut:innen, deren PVS-Software keine QS-Integration bietet, koennen die Boegen ueber das Online-Portal der jeweiligen KV manuell erfassen. Dieser Weg ist funktionsfaehig, aber zeitaufwaendiger.

Praxisberichte: Was sagen Therapeut:innen?

Aus Verbandsrundschreiben, Kolleg:innen-Netzwerken und den Diskussionen auf der Regionalkonferenz lassen sich einige wiederkehrende Erfahrungen zusammenfassen:

Der Anfang ist das Schwierigste. Die ersten zwei bis drei Boegen kosten ueberproportional viel Zeit, weil man sich in die Datenfelder einarbeiten muss. Danach wird es deutlich schneller. Mehrere Therapeut:innen berichten, dass sie nach einer Einarbeitungsphase von drei bis vier Therapieabschluessen eine stabile Routine entwickelt haben.

Die PAPSY-Ruecklaufquote ist das groesste Praxisproblem. Nicht alle Patient:innen fuellen den Bogen aus — und manche verweigern die Teilnahme explizit. Therapeut:innen berichten von Verunsicherung, weil sie nicht wissen, ob eine niedrige Ruecklaufquote negative Konsequenzen hat. Die Antwort: In der Erprobungsphase sind keine Sanktionen fuer niedrige Ruecklaufquoten vorgesehen. Naehere Informationen zu den Sanktionsstufen finden Sie in unserem Beitrag zu Fristen und Sanktionen im QS-Verfahren.

Der Zeitaufwand ist geringer als befuerchtet, aber nicht trivial. Die meisten Therapeut:innen schaetzen den Aufwand pro abgeschlossener Therapie auf 15 bis 25 Minuten fuer den APSY-Bogen — vorausgesetzt, die PVS-Software funktioniert und die Patientendaten sind vollstaendig. Bei komplexen Faellen (Komorbidistaeten, Therapiewechsel, Abbrueche) kann es laenger dauern.

Die Parallelitaet zum Gutachterverfahren sorgt fuer Frustration. Einige Therapeut:innen empfinden es als unangemessen, neben dem ohnehin aufwaendigen Bericht an den Gutachter auch noch die QS-Dokumentation leisten zu muessen. Das Gutachterverfahren prueft die Indikation vor der Therapie, das QS-Verfahren die Qualitaet nach der Therapie — zwei verschiedene Zwecke, aber in der Summe eine spuerbare Mehrbelastung.

Die Dezember-2025-Info der Verbaende: Rueckblick und Ausblick

Im Dezember 2025 veroeffentlichten die Psychotherapeutenkammern und Berufsverbeande eine gemeinsame Information zum Jahresrueckblick und Ausblick auf das zweite Erprobungsjahr. Die wichtigsten Punkte:

Rueckblick auf Jahr 1: Die Teilnahmequote wird als „ermutigend" bewertet. Die anfaenglichen technischen Schwierigkeiten seien groesstenteils behoben. Die Datenqualitaet sei „akzeptabel, aber verbesserungswuerdig" — insbesondere bei der Konsistenz zwischen APSY-Daten und Abrechnungsdaten.

Ausblick auf Jahr 2 (2026): Ab dem zweiten Erprobungsjahr werden die gesammelten Daten erstmals fuer aggregierte Auswertungen genutzt. Therapeut:innen sollen im Laufe des Jahres 2026 individuelle Rueckmeldungen zu ihren Ergebnissen erhalten — ein zentrales Element des Verfahrens, das bislang noch nicht umgesetzt wurde. Ausserdem wird die Vorbereitung des Stellungnahmeverfahrens (Stufe 1, ab 2027) angekuendigt.

Forderungen der Verbaende: Die Verbaende fordern weiterhin eine Reduzierung des Dokumentationsumfangs (insbesondere beim APSY-Bogen) und eine bessere technische Unterstuetzung durch die KVen. Ausserdem wird eine Verguetung des Dokumentationsaufwands gefordert, die ueber die bisherige pauschale Abgeltung ueber die QS-Ziffern hinausgeht.

Was bedeutet das fuer Therapeut:innen ausserhalb NRWs?

Wenn Sie nicht in NRW praktizieren, betrifft Sie das QS-Verfahren aktuell nicht direkt. Aber die Erprobungsergebnisse werden bestimmen, wie das Verfahren bundesweit ausgerollt wird — voraussichtlich ab 2031. Die NRW-Erfahrungen sind deshalb Ihr Fruehwarnsystem.

Was Sie jetzt tun koennen:

• Informieren Sie sich. Lesen Sie die Dokumentation zum Verfahren und machen Sie sich mit den APSY- und PAPSY-Boegen vertraut. Unser Ueberblick zum QS-Verfahren ambulante Psychotherapie ist ein guter Einstiegspunkt. Die konkreten Dokumentationsanforderungen finden Sie im Beitrag zur APSY- und PAPSY-Dokumentation.

• Pruefen Sie Ihre PVS-Software. Fragen Sie Ihren Anbieter, ob und wann ein QS-Modul verfuegbar sein wird. Je frueher Sie das klaeren, desto weniger Zeitdruck entsteht beim Rollout.

• Verfolgen Sie die Evaluation. Der G-BA wird auf Basis der NRW-Erprobung entscheiden, ob das Verfahren in seiner jetzigen Form bundesweit eingefuehrt wird oder ob Anpassungen noetig sind. Die Ergebnisse der Evaluation werden voraussichtlich ab 2029 veroeffentlicht.

• Nutzen Sie die Vorlaufzeit. Therapeut:innen in NRW hatten weniger als ein Jahr Vorlaufzeit zwischen G-BA-Beschluss und Erprobungsstart. Wenn Sie sich jetzt vorbereiten, sind Sie beim bundesweiten Rollout deutlich besser aufgestellt.